Σήμερα
Η απάντηση βρίσκεται σε κάποιο αρχείο ή τη γνωρίζει ένας συνάδελφος. Η ίδια ερώτηση επιστρέφει, ο συνάδελφος διακόπτεται και κανείς δεν είναι σίγουρος ποια έκδοση της οδηγίας ισχύει.
Εταιρική γνώση → τεκμηριωμένες απαντήσεις
Βρες την απάντηση. Μαζί με την πηγή της.
Πού είναι η τελευταία οδηγία; Τι ισχύει για αυτόν τον πελάτη; Φτιάχνουμε έναν AI βοηθό που αναζητά στα εγκεκριμένα αρχεία της εταιρείας σου και δείχνει την πηγή. Όταν το υλικό δεν αρκεί, παραπέμπει στον αρμόδιο.
Πρώτα εξετάζουμε τη διαδικασία σου. Μετά προτείνουμε λύση.
Πώς μπορεί να λειτουργήσει
- 01Εγκεκριμένες πηγές και δικαιώματα
- 02Ερώτηση → απάντηση με παραπομπή
- 03Έλεγχος ή παραπομπή σε υπεύθυνο
Κανόνες · εγκρίσεις · ιστορικό
Τι αλλάζει στην πράξη
Πού κολλάει η δουλειά και τι μπορεί να αλλάξει.
Με τη ροή που σχεδιάζουμε
Η ομάδα ρωτά τον βοηθό και ανοίγει την πηγή για να ελέγξει την απάντηση. Οι οδηγίες έχουν υπεύθυνο ενημέρωσης και τα κενά καταγράφονται, ώστε η επόμενη αναζήτηση να στηρίζεται σε καλύτερο υλικό.
Πότε ταιριάζει
Έχει νόημα για τη δική σου ομάδα;
Εξετάζουμε πόσο συχνά γίνεται η δουλειά, τι υλικό υπάρχει και ποιος την αναλαμβάνει σήμερα. Αυτά δείχνουν από πού αξίζει να ξεκινήσουμε.
Ερωτήσεις που επαναλαμβάνονται
Ξεκινάμε από μία ομάδα, όπως πωλήσεις ή υποστήριξη, και όσα χρειάζεται να βρίσκει καθημερινά.
Υλικό που μπορείς να εμπιστευτείς
Χρειάζονται εγκεκριμένες οδηγίες ή κάποιος που θα τις ελέγξει και θα τις διορθώσει. Αν η γνώση υπάρχει μόνο προφορικά, συμφωνούμε πρώτα πώς θα καταγραφεί.
Κάποιος που κρατά το υλικό επίκαιρο
Ορίζεις ποιος εγκρίνει αλλαγές και αποσύρει παλιές οδηγίες. Έτσι ο βοηθός έχει πηγές που μπορούν να συντηρηθούν μετά την παράδοση.
Τι συμφωνούμε πριν χτίσουμε
Ξέρεις τι θα κάνει η λύση πριν ξεκινήσουμε.
Στην πρόταση περιγράφουμε τις λειτουργίες, τις συνδέσεις και τα όρια του έργου, μαζί με το κόστος και την υποστήριξη.
Οι κατάλληλες πηγές σε ένα σημείο αναζήτησης
Επιλέγουμε τα έγγραφα που θα χρησιμοποιεί ο βοηθός και ποιος τα εγκρίνει. Η καταγραφή άγραφης γνώσης, αν χρειάζεται, συμφωνείται χωριστά.
Απάντηση που μπορείς να ελέγξεις
Ο βοηθός παραπέμπει στο έγγραφο που στηρίζει την απάντηση. Αν λείπει πληροφορία ή οι πηγές διαφωνούν, το δηλώνει και δείχνει ποιος μπορεί να βοηθήσει.
Ο καθένας βλέπει όσα δικαιούται
Ορίζουμε πρόσβαση ανά ρόλο και δοκιμάζουμε την αναζήτηση με διαφορετικούς χρήστες. Πριν ξεκινήσουμε, επιβεβαιώνουμε τις διαθέσιμες συνδέσεις με τα αρχεία σου.
Τρόπος χρήσης και ενημέρωσης
Η ομάδα μαθαίνει να ελέγχει τις πηγές και να αναφέρει λάθη. Συμφωνούμε ποιος ενημερώνει το υλικό και ποιος ελέγχει την ποιότητα μετά την παράδοση.
Δοκιμή στην πράξη
Το δοκιμάζει η ομάδα που θα το χρησιμοποιεί.
Πριν την υλοποίηση, συμφωνούμε τι σημαίνει σωστό αποτέλεσμα. Στην παράδοση, η ομάδα δοκιμάζει και την καθημερινή δουλειά και τις δύσκολες περιπτώσεις.
01 · Ρωτάμε όσα ρωτά η ομάδα
Συλλέγουμε πραγματικές ερωτήσεις μαζί με τις εγκεκριμένες απαντήσεις τους. Αυτές γίνονται η βάση της δοκιμής.
02 · Ελέγχουμε πηγή και πρόσβαση
Η απάντηση πρέπει να στηρίζεται στο σωστό έγγραφο και ο χρήστης να έχει δικαίωμα να το δει.
03 · Δοκιμάζουμε τα κενά
Τι γίνεται όταν λείπει η απάντηση, δύο οδηγίες διαφωνούν ή μία έχει παλιώσει; Ελέγχουμε πώς ο βοηθός αναγνωρίζει και χειρίζεται το πρόβλημα.
04 · Αλλάζουμε μία οδηγία
Ο υπεύθυνος ενημερώνει το υλικό και ελέγχουμε τη νέα απάντηση. Η ομάδα εξασκείται στην αναφορά και διόρθωση λαθών.
Πριν αποφασίσεις
Αξίζει; Το εξετάζουμε με δικά σου δεδομένα.
Πρόκειται για ενδεικτική εφαρμογή. Η ποιότητα ελέγχεται με τις ερωτήσεις της ομάδας σου και τις εγκεκριμένες πηγές της. Οι απαντήσεις χρειάζονται έλεγχο, ενώ η γνώση που δεν έχει καταγραφεί χρειάζεται πρώτα να αποτυπωθεί.
Επόμενο βήμα
Πες μας πού καθυστερεί η δουλειά.
Γράψε στη φόρμα ποιες ερωτήσεις επαναλαμβάνονται και πού ψάχνει σήμερα η ομάδα σου. Θα ορίσουμε μία περιοχή γνώσης από την οποία έχει νόημα να ξεκινήσουμε.